Compliance vs gestion documentaire financière

La conformité financière a dépassé la simple gestion documentaire

Les institutions financières ne manquent pas de référentiels documentaires.
Elles manquent de maîtrise sur la connaissance qui soutient leurs décisions.

Pendant des années, centraliser les documents a suffi. Politiques, procédures, preuves, rapports d’audit étaient stockés, classés et versionnés. Cette approche répondait à une logique de conformité formelle.

Aujourd’hui, ce modèle montre ses limites. Les régulateurs ne se contentent plus de vérifier qu’un document existe. Ils veulent comprendre comment une décision a été prise, sur quelles informations, dans quel contexte, et si cette décision peut être reproduite dans le temps.

Pourquoi SharePoint ne suffit plus pour la conformité financière

SharePoint organise des documents, pas la connaissance de conformité

SharePoint est efficace pour collaborer, partager et versionner des fichiers.
Mais la conformité ne se résume pas à un classement documentaire.

Les textes réglementaires restent séparés des dossiers clients. Les procédures ne sont pas reliées aux transactions. Les décisions passées ne sont pas naturellement connectées aux nouveaux cas. Le contexte doit être reconstruit manuellement, au prix d’un effort important et d’un risque accru d’erreur.

Une recherche centrée sur les fichiers, pas sur les décisions

Chercher dans un outil documentaire, c’est retrouver un fichier.
Travailler en conformité, c’est retrouver une réponse.

Quelle règle s’appliquait à ce moment précis.
Quels éléments ont été pris en compte.
Quelles décisions similaires ont été rendues auparavant.

La recherche documentaire n’est pas conçue pour restituer ce raisonnement.

Les limites structurelles des outils GRC pour AML et KYC

Les outils GRC pilotent les contrôles, pas le contexte d’enquête

Les plateformes GRC structurent les risques, les contrôles et les plans d’action. Elles sont utiles pour le pilotage global de la conformité.

En revanche, elles n’intègrent pas l’ensemble du contexte nécessaire à une investigation. Les données clients, les flux transactionnels, les documents justificatifs et l’historique des enquêtes sont souvent dispersés dans d’autres systèmes.

Les analystes doivent alors naviguer entre outils, ce qui ralentit les investigations et fragilise la cohérence des décisions.

Des processus rigides face à des risques évolutifs

Les risques financiers, notamment en matière de criminalité financière, évoluent rapidement. Les typologies changent, les exigences réglementaires aussi.

Les outils GRC reposent souvent sur des modèles et des workflows figés. Adapter ces cadres à de nouveaux scénarios prend du temps, alors que la connaissance, elle, devrait rester accessible et exploitable immédiatement.

Le véritable enjeu : traçabilité et reproductibilité des décisions

Les régulateurs évaluent désormais les processus, pas seulement les résultats

Les autorités attendent des établissements qu’ils démontrent comment une décision a été construite. Elles veulent voir les sources utilisées, les interprétations retenues et la logique suivie.

Cette exigence dépasse largement la simple conservation de documents. Elle nécessite une vision unifiée de la réglementation, des données clients, des transactions et des décisions passées.

La fragmentation de l’information augmente les risques et les coûts

Lorsque l’information est dispersée, chaque audit devient un exercice de reconstitution. Les équipes passent du temps à rassembler des preuves au lieu d’analyser le risque.

Cette fragmentation accroît les coûts opérationnels, introduit des incohérences et expose l’organisation à des constats réglementaires évitables.

Aller au-delà de la GED vers une conformité fondée sur la connaissance

Relier et contextualiser l’information plutôt que l’empiler

La conformité moderne repose sur la capacité à relier les informations entre elles. Une règle doit être connectée à un client, une transaction, une alerte et une décision antérieure.

Ce n’est pas une question de volume d’information, mais de contexte et de cohérence.

Une base commune pour les équipes et pour l’IA

À mesure que l’IA s’intègre aux processus de conformité, la qualité de la connaissance devient critique. Sans information gouvernée, contextualisée et traçable, les résultats produits par l’IA sont difficiles à expliquer et à défendre.

Une approche fondée sur la connaissance permet aux humains et aux systèmes automatisés de s’appuyer sur les mêmes bases fiables.

Conclusion : la conformité ne se joue plus au niveau des documents

Passer du stockage de preuves à la maîtrise des décisions

Dans un environnement réglementaire de plus en plus exigeant, la performance en matière de conformité dépend de la maîtrise de la connaissance, pas du nombre de documents stockés.

Les institutions qui dépassent la logique purement documentaire gagnent en rapidité, en cohérence et en crédibilité face aux régulateurs.

Découvrir Sinequa en action

FAQ

01

Pourquoi SharePoint et les outils de gestion documentaire sont-ils insuffisants pour la conformité financière ?

Parce qu’ils stockent des documents sans fournir le contexte, la traçabilité et le raisonnement nécessaires pour expliquer et reproduire une décision de conformité.

02

En quoi la gestion des connaissances de conformité diffère-t-elle de la gestion documentaire ?

La gestion documentaire organise des fichiers. La gestion des connaissances relie documents, données clients, transactions, règles et décisions passées afin de soutenir audits et investigations.

03

Pourquoi les outils GRC sont-ils limités pour les enquêtes AML et KYC ?

Ils pilotent les contrôles et les workflows, mais n’intègrent pas l’ensemble du contexte d’enquête, notamment les comportements clients, les flux transactionnels et l’historique des cas.

04

Qu’attendent les régulateurs au-delà de la conservation des documents ?

Ils attendent la capacité à démontrer comment une décision a été prise, avec quelles informations, et si elle peut être reproduite dans des conditions similaires.

05

Comment la fragmentation de l’information accroît-elle le risque de conformité ?

Elle ralentit les investigations, augmente le travail manuel et rend les décisions plus difficiles à justifier lors des audits ou des revues de supervision.

06

Une approche fondée sur la connaissance peut-elle coexister avec SharePoint et les outils GRC ?

Oui. Elle les complète en connectant l’information entre les systèmes, sans les remplacer.

07

Pourquoi la gouvernance de la connaissance est-elle essentielle pour une conformité assistée par l’IA ?

Parce que les résultats produits par l’IA doivent être explicables et auditables, ce qui nécessite des connaissances structurées, contextualisées et traçables.